Deze verklaring beschrijft hoe Vigilare omgaat met persoonsgegevens. Voor camerabeelden geldt een aparte rolverdeling; die staat in de verwerkersovereenkomst.

1. Twee verschillende rollen

Dat onderscheid is belangrijk:

• Voor uw klantgegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen zelf waarom en hoe wij die gebruiken;
• Voor uw camerabeelden zijn wij verwerker. U bepaalt wat er wordt gefilmd en waarom; wij bewaren het alleen in uw opdracht.

2. Welke gegevens wij verwerken

Van u als klant

Bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, factuuradres, KvK- en btw-nummer, bankgegevens voor de incasso, en gegevens over uw abonnement en betalingen.

Van gebruikers van het portaal

Inlognaam, e-mailadres, tijdstip van inloggen, IP-adres, en een logboek van welke beelden zijn bekeken of gedownload. Dat logboek is er in uw belang: het maakt controleerbaar wie toegang heeft gehad.

Van bezoekers van deze website

IP-adres, browsergegevens en opgevraagde adressen, voor beveiliging, foutopsporing en het afweren van aanvallen. Vult u het contactformulier in, dan verwerken wij de gegevens die u daar invult.

Camerabeelden

De beelden die uw camera’s aanleveren, inclusief de persoonsgegevens die daarop zichtbaar zijn. Wij verwerken die uitsluitend in uw opdracht.

3. Waarom wij die gegevens verwerken

• Om de overeenkomst met u uit te voeren: aansluiten, beelden opslaan, toegang verlenen, ondersteuning bieden;
• Om te factureren en betalingen te verwerken;
• Om onze systemen te beveiligen en misbruik te detecteren, op grond van ons gerechtvaardigd belang;
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht.

4. Hoe lang wij bewaren

• Camerabeelden: de bewaartermijn van uw pakket, daarna automatisch verwijderd;
• Fragmenten die u bewaart: zeven dagen, tenzij u ze zelf eerder verwijdert;
• Factuur- en administratiegegevens: zeven jaar, wettelijke bewaarplicht;
• Beveiligingslogboeken: zestig dagen;
• Klantgegevens: tot twee jaar na het einde van de overeenkomst, behalve wat wij langer moeten bewaren.

5. Met wie wij delen

Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. Wij delen alleen wat nodig is met: onze hostingpartij, onze betaaldienstverlener voor de incasso, ons boekhoudpakket voor de facturatie, en de partij die onze e-mail verzorgt. Met elk van die partijen hebben wij afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging.

Verder verstrekken wij alleen gegevens als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op grond van een rechtmatige vordering van politie of justitie. Waar dat mag, informeren wij u daarover.

6. Waar uw gegevens staan

Camerabeelden worden opgeslagen in Nederland. Wij brengen geen beeldmateriaal onder buiten de Europese Economische Ruimte.

7. Hoe wij beveiligen

Versleutelde verbindingen, toegang per account met eigen inloggegevens, een logboek van wie welke beelden heeft bekeken, en monitoring op verdachte activiteit. Onze medewerkers hebben geen toegang tot uw beelden, tenzij u daar bij een storing uitdrukkelijk om vraagt.

8. Uw rechten

U kunt uw gegevens inzien, laten corrigeren, laten verwijderen of laten overdragen, en u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Neem daarvoor contact met ons op; wij reageren binnen een maand.

Gaat het om iemand die op camerabeelden staat, dan komt dat verzoek bij u terecht als verwerkingsverantwoordelijke. Wij helpen u daarbij.

Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Datalekken

Krijgen wij te maken met een inbreuk waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan melden wij dat zonder onredelijke vertraging, met de informatie die u nodig heeft voor uw eigen meldplicht.

Contact over dit document

Heeft u vragen over deze voorwaarden of over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, neem dan contact met ons op.

Laatst bijgewerkt op 30 september 2026.